Tijdlijn B.V.-omzetting: van beslissing tot inschrijving KvK

De meestgestelde praktische vraag bij een B.V.-omzetting is niet "hoeveel belasting bespaar ik?" maar "hoe lang duurt het?". Het eerlijke antwoord: minimaal drie tot vier maanden als je gestructureerd te werk gaat, en gemakkelijk zes tot negen maanden als je de route niet kent of de timing mist.

Dit artikel geeft een volledige, gefaseerde tijdlijn — van het eerste rekenmoment tot de inschrijving bij de KvK — inclusief de harde deadlines die je niet mag missen, de valkuilen die doorlooptijden opblazen, en een concreet rekenvoorbeeld dat laat zien waarom timing directe euro's scheelt.

Waarom de tijdlijn er fiscaal toe doet

Bij een geruisloze inbreng — de meest gebruikte route waarbij je niet direct afrekent over stille reserves en goodwill — geldt een cruciale regel: de terugwerkende kracht bedraagt maximaal negen maanden.¹ ¹⁰ Dit betekent dat de B.V. fiscaal terugwerkend als belastingplichtige voor de vennootschapsbelasting (Vpb) kan worden aangemerkt vanaf een datum die maximaal negen maanden voor de indiening van de intentieverklaring ligt.

In de meeste gevallen willen ondernemers dat de B.V. per 1 januari van het lopende jaar start, zodat het boekjaar aansluit op het kalenderjaar.⁶ Om die datum te halen, moet de intentieverklaring bij de Belastingdienst zijn ingediend vóór 1 oktober van datzelfde jaar.¹⁰ ¹¹

Dit is geen administratieve formaliteit — het is een harde fiscale deadline. Wie hem mist, betaalt over de winst die al is gemaakt in het eerste deel van het jaar het hogere inkomstenbelastingtarief (toptarief: 49,5%)¹⁶ in plaats van het Vpb-tarief (19% over de eerste €200.000).⁵

Vuistregel: Start de omzetprocedure altijd in het eerste kwartaal van het jaar waarin je de B.V. wilt laten aanvangen. Wie in september begint, haalt de deadline wel, maar heeft geen ruimte voor vertraging.

Fase 1 — Fiscale analyse en besluitvorming (4 tot 8 weken)

De omzetting begint niet bij de notaris maar bij de rekenmachine. Voordat je een intentieverklaring indient, moet je twee vragen beantwoord hebben:

1. Is de B.V. fiscaal voordelig in jouw situatie?

Dit hangt af van je fiscale winst, hoeveel je privé nodig hebt en of je bereid bent het DGA-minimumsalaris (€56.000 in 2025)¹² ¹⁴ te betalen vanuit de B.V. Pas bij een structurele winst boven circa €100.000 is de gecombineerde Vpb + box 2-druk (circa 38,2% bij volledige uitkering) structureel lager dan de effectieve IB-druk in de eenmanszaak.

Concreet voorbeeld: stel je hebt een fiscale winst van €150.000 als eenmanszaak in 2026. Na zelfstandigenaftrek (€2.470 in 2025, dalende reeks)¹⁸ en MKB-winstvrijstelling (12,7% in 2025 en 2026)¹⁹ is je belastbaar inkomen circa €129.000. Je betaalt dan ruwweg €52.000 aan inkomstenbelasting (effectief circa 34,5% op de brutowinst).¹⁶

Diezelfde winst in een B.V., met een DGA-salaris van €56.000:

• De B.V. houdt €94.000 winst over na aftrek van het salaris
• Vpb-heffing: 19% × €94.000 = €17.860
• DGA-salaris belast in box 1 (effectief circa 34–37%): ±€19.600
• Totale belastingdruk als je niets uitkeert: ±€37.460
• Besparing ten opzichte van de eenmanszaak: ±€14.500 per jaar

Die besparing wordt pas volledig als je de winst in de B.V. laat staan. Keer je alles direct als dividend uit, dan betaal je nog box 2-heffing (24,5% of 31%)¹⁷ en dividendbelasting als voorheffing (15%).¹⁵ Het uitsteleffect is de eigenlijke drijfveer van de B.V.

2. Welke omzettingsroute is geschikt?

De geruisloze inbreng (art. 3.65 Wet IB 2001)¹ is voor de meeste ondernemers de aangewezen weg als er substantiële stille reserves of goodwill aanwezig zijn. De alternatieve route — de geruisende inbreng of activa-passivatransactie — vereist directe afrekening over meerwaarden maar geeft de B.V. een hogere fiscale boekwaarde. Zie ook onze vergelijking van de omzettingsroutes bij eenmanszaak naar B.V..

Wat kost deze fase:

• Fiscaal adviesgesprek met een adviseur
• Berekening van stille reserves, goodwill en de belastingclaim bij beide routes
• Vergelijking eenmanszaak vs. B.V. over drie tot vijf jaar
• Eerste concept-balans als basis voor de inbreng

Realistische doorlooptijd: 4 tot 8 weken, afhankelijk van de beschikbaarheid van je administratie en de complexiteit van de balans.

Fase 2 — Voorbereiding en intentieverklaring (4 tot 6 weken)

Zodra de beslissing gevallen is, begint de formele procedure. De eerste stap is het indienen van de intentieverklaring bij de Belastingdienst.

Wat is de intentieverklaring?

De intentieverklaring is een schriftelijke melding aan de bevoegde Belastingdienst-inspecteur dat je voornemens bent de onderneming geruisloos in te brengen in een B.V.¹ ¹⁰ ¹¹ Je geeft hierin aan:

• De gewenste overdrachtsdatum (doorgaans 1 januari van het lopende jaar)
• De naam en het BSN-nummer / RSIN van de ondernemer
• Een globale omschrijving van de in te brengen onderneming
• De beoogde B.V.-structuur en aandelenverhouding

Na ontvangst beoordeelt de inspecteur of de aanvraag aan de basisvoorwaarden voor geruisloze omzetting voldoet.¹ Als dat het geval is, volgt een beschikking. Pas na ontvangst van die beschikking gaat de notaris aan de slag met de oprichtingsakte.

Hoe lang duurt de behandeling door de Belastingdienst?

De Belastingdienst heeft geen wettelijke beslistermijn voor de beschikking op een intentieverklaring. In de praktijk varieert de doorlooptijd van 4 tot 12 weken, afhankelijk van de complexiteit van de aanvraag en de werkdruk bij het betreffende belastingkantoor.

Onvolledige aanvragen — een beschrijving van de activa die niet aansluit op de administratie, of ontbrekende balansposten — leiden tot vragen en extra wachttijd. Een goed voorbereide aanvraag, ingediend door een ervaren fiscalist, doorloopt dit traject doorgaans in vier tot zes weken.

Vuistregel: Dien de intentieverklaring in vóór 1 april als je per 1 januari wilt starten. Dan heb je voldoende buffer voor Belastingdienst-vertraging en kun je de notariële akte ruim vóór 31 december passeren.

Fase 3 — Notariële oprichting (2 tot 4 weken)

Na ontvangst van de beschikking van de Belastingdienst kan de notaris de B.V. oprichten. Een B.V. kan in Nederland uitsluitend worden opgericht via een notariële akte.⁷ ⁸

Wat stelt de notaris op?

De notaris verzorgt:

1. De oprichtingsakte met de statuten van de B.V. (art. 175 en 177 BW Boek 2)⁷ ⁸ — inclusief doel, aandelenstructuur, bestuur en overige statutaire bepalingen.
2. De inbrengbeschrijving (art. 203 BW Boek 2)⁹ — een gedetailleerde beschrijving van alle in te brengen activa en passiva, met de bijbehorende waarden. Deze beschrijving moet door de bestuurder(s) worden ondertekend en bevestigen dat de waarde van de inbreng ten minste gelijk is aan het bedrag waarvoor de aandelen worden uitgegeven.
3. De verwijzing naar de beschikking van de Belastingdienst als bewijs dat de geruisloze faciliteit is verleend.

Voorbereiding van de akte

De notaris heeft voor de voorbereiding de volgende stukken nodig:

• De beschikking van de Belastingdienst
• De openingsbalans van de B.V. (gebaseerd op fiscale boekwaarden bij geruisloze inbreng)
• Identiteitsdocumenten van de oprichter(s)
• Keuze van handelsnaam (geen verplicht uittreksel meer nodig, maar KvK-check op beschikbaarheid is verstandig)
• Bankbevestiging voor de storting van het minimumkapitaal (geen wettelijk minimumkapitaal meer vereist, maar een bankrekeningnummer is nodig bij de akte)

Doorlooptijd bij een goed voorbereide aanvraag: 2 tot 4 weken na ontvangst van de beschikking.

Fase 4 — Inschrijving bij de KvK (1 tot 3 werkdagen)

Direct na het passeren van de akte schrijft de notaris — of de oprichter zelf — de B.V. in bij de Kamer van Koophandel.¹³ De eenmanszaak wordt tegelijkertijd of kort daarna uitgeschreven.

De KvK-inschrijving geeft de B.V. rechtspersoonlijkheid naar buiten toe en maakt haar zichtbaar in het Handelsregister. Pas na inschrijving kan de B.V. bankrekeningen openen op eigen naam, contracten sluiten en facturen versturen op het KvK-nummer van de vennootschap.

In de meeste gevallen verloopt de inschrijving op dezelfde dag als het passeren van de akte, of uiterlijk de eerstvolgende werkdag. Bij een digitaal ingediende akte via een online notaris kan de verwerkingstijd bij de KvK één tot drie werkdagen bedragen.

Fase 5 — Administratieve afronding (2 tot 6 weken)

De inschrijving bij de KvK is niet het eindpunt. Na oprichting volgt een reeks administratieve handelingen die in de meeste gevallen direct effect hebben op de bedrijfsvoering:

Belastingdienst:

• Aanmelding voor de vennootschapsbelasting (de Belastingdienst verwerkt de Vpb-belastingplicht doorgaans automatisch na KvK-inschrijving, maar controleer dit)
• Aanvraag nieuw btw-nummer (de B.V. is een nieuwe fiscale entiteit; het bestaande btw-nummer van de eenmanszaak is niet overdraagbaar)¹¹
• Aanmelding loonadministratie voor het DGA-salaris¹²

Bankzaken:

• Opening van een zakelijke bankrekening op naam van de B.V. (banken vereisen doorgaans een gewaarmerkt afschrift van de oprichtingsakte en een KvK-uittreksel; doorlooptijd bij grote banken: 1 tot 4 weken)

Contracten en relaties:

• Aanpassing van huurovereenkomsten, leverancierscontracten en klantovereenkomsten (controleer per contract of rechtsgeldige overdracht aan de B.V. schriftelijk moet worden vastgelegd)
• Aanpassing van lopende verzekeringen (aansprakelijkheidsverzekering, AOV) op naam van de B.V.
• Berichtgeving aan pensioenuitvoerder en brancheorganisaties

Factuursjablonen en huisstijl:

• Aanpassing van alle communicatie met de nieuwe handelsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en bankgegevens van de B.V.

Vuistregel: Plan voor de administratieve afronding minimaal vier weken in na de KvK-inschrijving. Het openen van een zakelijke bankrekening is vaak de langste paal in de grond.

Totaaloverzicht: realistische tijdlijn

De bandbreedte is groot. Een ervaren fiscalist die de aanvraag compleet en foutloos indient, met een notaris die weinig lopende opdrachten heeft, haalt de ondergrens. Wie de procedure onderschat, te laat begint, of wordt geconfronteerd met een vragenbrief van de Belastingdienst, belandt aan de bovenkant.

De kritische paden: waar gaat het mis?

In de praktijk zijn er vier punten waarop de doorlooptijd structureel oploopt.

1. Onvolledige intentieverklaring De Belastingdienst stelt een vragenbrief als de aanvraag gebreken vertoont — bijvoorbeeld een openingsbalans die niet aansluit op de boekhouding, of een onduidelijke omschrijving van de goodwill. Elke vragenbrief voegt twee tot zes weken toe aan de doorlooptijd.

2. Discussie over de waarde van goodwill Als de Belastingdienst de waarde van de in te brengen goodwill betwist, kan een inhoudelijke discussie maanden duren. Dit risico is kleiner als je een goed onderbouwde waardebepaling meelevert bij de aanvraag.

3. Te late start Wie de intentieverklaring na 1 september indient voor een 1 januari-overdrachtsdatum, heeft nagenoeg geen ruimte voor vertraging. Wie na 1 oktober indient, mist de negenmaandengrens en kan niet meer terugwerkend naar 1 januari.¹⁰

4. Bankopening duurt langer dan verwacht Grote banken verwerken een aanvraag voor een zakelijke rekening voor een nieuw opgerichte B.V. niet altijd snel. KYC-procedures (Know Your Customer), UBO-registraties en de aanlevering van de notariële akte kunnen tot vier weken in beslag nemen. Plan dit vroeg en parallel aan de afronding van de administratie.

Voorbeeld: planning voor een B.V. per 1 januari 2027

Stel je wilt per 1 januari 2027 als DGA van je eigen B.V. werken. Wat is de ideale planning?

Door de procedure ruim van tevoren te starten, is er geen tijdsdruk bij de Belastingdienst, heeft de notaris voldoende voorbereidingstijd, en is de bank ruim voor de jaarwisseling ingericht.

Vuistregel: Start de procedure minimaal negen maanden voor de gewenste ingangsdatum. Wie per 1 januari wil starten, begint idealiter in het eerste kwartaal van het voorafgaande jaar.

Wanneer kun je de tijdlijn inkorten?

Drie factoren bepalen of je aan de onderkant van de bandbreedte zit:

1. Een volledige en foutloze intentieverklaring. Lever bij indiening direct alle relevante stukken aan: openingsbalans, beschrijving van de in te brengen activa en passiva, onderbouwing van de goodwillwaarde en de beoogde aandelenstructuur. Hoe minder vragen de inspecteur heeft, hoe sneller de beschikking volgt.

2. Een notaris met kennis van bedrijfsinbreng. Niet elke notaris heeft dagelijks te maken met inbreng in natura bij B.V.-oprichtingen. Kies een notaris die dit werk regelmatig doet. Een gespecialiseerde notaris stelt de inbrengbeschrijving (art. 203 BW Boek 2)⁹ sneller en foutloos op.

3. Parallelle uitvoering waar mogelijk. De voorbereiding van de notaris (conceptstatuten, concept-inbrengbeschrijving) kan al beginnen voordat de beschikking van de Belastingdienst is ontvangen. De bank kan worden benaderd zodra de KvK-inschrijving is aangevraagd. Parallelliseer zoveel mogelijk.

Conclusie

De B.V.-omzetting is geen kwestie van een middag regelen. Wie de procedure realistisch plant — met een gedegen fiscale analyse, een tijdige intentieverklaring en een goed voorbereide notariële akte — rondt het traject in drie tot vijf maanden af. Wie te laat begint, mist de negenmaandendeadline, betaalt over de tussentijdse winst het hogere IB-tarief en heeft een administratieve inhaalrace te lopen.

De kern van de tijdlijn zit niet in de notaris of de KvK — die zijn snel. De bottleneck is de behandeltijd bij de Belastingdienst en de kwaliteit van de intentieverklaring. Zorg dat die klopt, en de rest valt op zijn plek.

Wil je weten wanneer jouw B.V. de meeste belastingbesparing oplevert en hoe je de procedure het strakst kunt plannen? Plan een gratis adviesgesprek met Hussain of Adal — we zetten de tijdlijn op maat voor jouw situatie en zorgen dat je geen deadlines mist.